Grip op de kosten bij maatwerk. Zo doen we dat!

c-clamp-cash-close-up-46242_1.jpg
31 jul. 2018

Maatwerk software heeft helaas nog steeds een duur imago. Dit komt vooral omdat maatwerk software vaak op een agile manier wordt ontwikkeld. Nadat de basis is neergezet worden in een iteratief proces de gewenste functionaliteiten toegevoegd. Dit levert de best passende software op. Maar in tegenstelling tot een fixed price weet je dus van te voren niet exact wat het gaat kosten. Maar hoe houd je dan toch grip op de kosten? Gelukkig is dat eenvoudiger dan je misschien denkt!

Maatwerk begint bij de kennismaking
Vanaf het moment dat je met een vraag of opdracht bij ons aanklopt leveren we maatwerk. Dit betekent dat we voor we starten met ontwikkelen al met je meedenken over wat je echt nodig hebt. We stellen veel vragen en zoeken grondig uit wat je precies wilt bereiken en wat je daarvoor nu goed kunt inzetten. Het komt veel voor dat we na dit gesprek samen op een heel andere opdracht uitkomen, die beter aansluit bij het daadwerkelijke vraagstuk. Zo zeggen wij regelmatig: ‘dat wil je niet’, omdat we het beste met je voor hebben. Hier behaal je al de eerste winst en dan heb je nog niets betaald!

Meerwaarde inschatten
Duur is een relatief begrip. We geven je gelijk wanneer je stelt dat de investering bij maatwerk vaak hoger ligt dan wanneer je standaardsoftware afneemt. Maar of het duur is, hangt af van de winst die je ermee behaalt. Als je kiest voor maatwerk is het altijd goed om uit te zoeken of de voordelen opwegen tegen de kosten. Zowel bij een nieuw project als bij een aanvulling op een bestaande applicatie. Wordt het werk er prettiger, fijner of sneller van bijvoorbeeld? Of misschien kun je met de investering een interessante besparing op personeelskosten realiseren? De investering moet echt iets opleveren. In ons advies brengen we altijd in kaart wat dat precies is.

Kaders bepalen
Grip op de kosten begint met het stellen van kaders. Dit betekent niet dat we het project in beton gieten, maar om focus aan te brengen zijn kaders noodzakelijk. Ook bij maatwerk en agile projecten. Met de klant kijken we globaal naar de scope van het project en wat het in de basis moet opleveren om de kern van het probleem aan te pakken. Dit onderdeel is de grootste uitdaging, je moet namelijk heel basaal denken en pure noodzaak onderscheiden van nuttig en wenselijk. Op basis van de droom van de klant en het bijbehorende technische- en functionele kader (hoe ziet dat er dan uit en hoe werkt zoiets), bepalen we een plafondbedrag voor dit project. Dit plafondbedrag is het budget waar we mee gaan werken. En je ontvangt gegarandeerd een werkbaar systeem voor dat bedrag. Hoe uitgebreid het definitieve systeem wordt, weten we alleen nog niet. Wel hebben we ook op voorhand al kaders bepaald m.b.t. privacy en security. Door gefaseerd te werken in nauw overleg met de klant, bepalen we stap voor stap samen wat we voor dit budget ontwikkelen. Wij borgen ondertussen dat we binnen budget blijven en de focus op het kernprobleem behouden.

De eerste stap is het meest spannend
Uit ervaring kunnen we concluderen dat ‘gewoon beginnen’ de beste strategie is. De eerste stap is vaak wel het meest spannend voor klanten. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk garanties en zekerheid voor dat budget. Daarom leveren we idealiter binnen een week of twee al een eerste werkbare oplossing op in een testomgeving. Zo kan je meteen ervaren waar we naartoe werken en ontstaan de eerste voortschrijdende inzichten snel. Als deze eerste werkbare basis er staat, wordt het proces makkelijker. Vanaf nu kun je écht met kleine stapjes toe werken naar het grotere geheel.

Wat als je een beperkt budget hebt?
Het komt voor dat we een plafondbedrag voor ogen hebben dat echt niet binnen het beschikbare budget van de opdrachtgever past. In zo’n geval denken we mee en proberen we tot een oplossing te komen die past bij het beschikbare budget. Zo hebben we laatst voor een klant bewust gekozen niet het gehele standaardsysteem te vernieuwen, maar enkel de productie-applicatie. De bestaande database en de administratieve applicatie zijn behouden. Met deze oplossing zijn de grootste problemen en risico’s voor deze klant opgelost, terwijl we het systeem maar voor een derde hebben vernieuwd. Over een bepaalde periode, wanneer er weer budget is, kunnen we de rest aanpakken. Deze stapsgewijze werkwijze is dus bij uitstek heel passend om grip te houden op de kosten!

Software is flexibeler dan een huis
Men verwart een software project vaak met de bouw van een huis. Je bepaalt alles op voorhand met een architect en bouwbedrijf, je krijgt een offerte en vervolgens wordt alles gebouwd. Klinkt logisch en vertrouwd. De ervaring leert echter dat je een huis gemiddeld drie keer opnieuw moet bouwen voor het echt helemaal naar je zin is. Een dure manier om tot je ideale oplossing te komen, omdat je steeds de totale investering opnieuw moet doen. Met software kan dat gelukkig makkelijker: je bouwt eerst één muur met een deur erin, je gaat op een stoel achter die deur zitten en kijkt eerst eens hoe dat is. Vervolgens ga je verder met de tweede muur en zo bouw je stapsgewijs door. En je kunt de fundering zelfs aanpakken als de rest al staat! Software is flexibeler en letterlijk en figuurlijk niet in beton gegoten.

Maatwerk is en blijft maatwerk
Uiteraard geven we heel graag garanties over het budget dat je nodig hebt voor alle toffe features die we samen bedenken. Echter is het niet mogelijk dit al op voorhand exact in te schatten bij maatwerk. Grip op de kosten ontstaat juist door iteratief te werk te gaan en onderweg de backlog (lijst met wensen) aan te vullen en opnieuw te prioriteren. Afhankelijk van de tijd die nodig is om de basisoplossing te realiseren, kunnen we met het resterende budget de overige features toevoegen. En is het budget op? Dan kunnen alle overgebleven wensen van de backlog altijd in een later stadium worden toegevoegd.

Wil jij dit ook?
Neem gerust contact met ons op, dan kijken we samen wat je voor ogen hebt en hoe we dat kunnen realiseren.

© 2018 Ultraware Consultancy and Development B.V. All rights reserved.