Van Smaak - Software die onze facturatie ondersteunt

Een terugblik met Durk Tolsma & Foekje Tadema van Van Smaak 

Van Smaak biedt vanuit Drachten maaltijdservice aan huis voor ouderen en mensen met een beperking, voor zorginstellingen en bedrijven. Al meer dan 45 jaar zijn deze maaltijden een begrip in een groot deel van Nederland. Van Smaak bereidt en levert zo’n 5000 maaltijden per dag! In 2013 is onze partnership met Van Smaak begonnen en sindsdien leveren wij de maatwerksoftware waarmee het gehele proces van bestellen, bereiden en leveren wordt aangestuurd en gemonitord. Inmiddels is ook het gehele facturatieproces geïntegreerd. Een noodzakelijke ontwikkeling die Van Smaak veel heeft opgeleverd.


Team Van Smaak & Ultraware

| Team Van Smaak & Team Ultraware |

 

De wens: software die onze facturatie ondersteunt
Van Smaak wilde haar complete facturatieproces onderbrengen in het softwareprogramma dat Ultraware al eerder speciaal voor hen ontwikkelde. Foekje: “Onze markt verandert elke dag. Dit betekent onder andere dat we veel verschillende maatwerkafspraken hebben met klanten over leveringen en prijzen. Afspraken die we niet allemaal kwijt konden in het oude softwarepakket voor de facturatie.” Van Smaak liep tegen systeemtechnische beperkingen aan en deed inmiddels veel werk handmatig buiten het programma om. Durk: “Dat was enorm arbeidsintensief en maakte ons natuurlijk ook erg kwetsbaar. We werden afhankelijk van de medewerker die deze handelingen uitvoerde. Het werd hoog tijd voor nieuwe software op maat die ons niet langer beperkt in de facturatie maar ons echt ondersteunt.”

Vijf voor twaalf
Durk: “We wilden ons facturatieproces al langer integreren in de bestaande maatwerksoftware, de voorbereidingen waren al eerder gestart maar andere projecten kregen steeds prioriteit. Echter veranderde dit vorig jaar. Er stond ons een grote verandering te wachten in 2019: de koppeling van een boodschappenwebshop aan onze huidige systemen (i.v.m. de overname van Poiesz supermarkten). Een verandering die in de oude situatie nooit zou lukken. Het was dringend, deze ontwikkeling moest nú plaatsvinden. Bovendien ging een collega weg, die tot dan toe verantwoordelijk was voor het facturatieproces. Daarmee zou ook de kennis over alle handmatige handelingen en het complexe programma waarmee we werkten vertrekken. Daarom zijn we vanaf oktober 2018 intensief aan de slag gegaan met Ultraware.”


Durk Tolsma: “Het werd hoog tijd voor nieuwe software op maat die ons niet langer beperkt in de facturatie maar ons echt ondersteunt."


Geen weg terug
Eenmaal in transitie was dit spannend voor Van Smaak. Foekje: “We waren goed voorbereid maar het was een grote overgang en de facturatie is een kritisch proces waarbij we zeker naar onze klanten toe geen fouten mogen maken. Samen met de mensen van Ultraware waren we gefocust en zijn er vele extra uren in gestoken. Een optimale samenwerking tussen beide partijen is noodzakelijk om zo’n project te laten slagen. Fijn dat het gelukt is!”
 

Stap voor stap samen naar een vlekkeloze overgang
Durk en Foekje kijken terug op een een prettig en intensief project: “Ultraware heeft ons ook tijdens dit project goed bij de hand genomen. We hebben, voor zover mogelijk, ook nu weer echt in stapjes gewerkt waardoor alles behapbaar blijft. Door dit project in samenwerking met Ultraware goed voor te bereiden en onze inhoudelijke kennis te combineren met de kennis van Ultraware, hebben we uiteindelijk een vlekkeloze overgang gehad naar het nieuwe systeem. Dat ziet en merkt niet iedereen, maar dat was precies de bedoeling. We zijn inmiddels al helemaal gewend en het voelt alsof we al jaren op deze manier werken. We kunnen qua facturatie nu echt ontspannen achterover hangen.” 


Vijf belangrijke veranderingen nu het facturatieproces is geïntegreerd:

1. Minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig
Alle prijzen en prijsafspraken staan in hetzelfde systeem en fouten door dubbel invoeren zijn niet langer mogelijk. Ook is het niet langer nodig om afspraken dubbel in te voeren of handmatig te checken. 
 
2. Software is ondersteunend i.p.v. beperkend 
Afspraken met klanten kunnen nu in zeker 99% van de gevallen meteen in het systeem kwijt. Dat geeft Van Smaak heel veel flexibiliteit. 
 
3. Betere servicemogelijkheden 
De klantenservice heeft nu realtime informatie tot haar beschikking over de prijzen, afspraken en status van de orders. Ook kan Van Smaak nu alles 100% terugvinden/herleiden, waar zij voorheen soms niet konden achterhalen waar iets mis was gegaan. Daarnaast kunnen klanten nu ook direct de actuele prijzen inzien in de bestelomgeving. Gebruiksvriendelijker en transparanter! 
 

4. ​​​Minder facturen
Bijkomend voordeel van de nieuwe facturatiesoftware is de mogelijkheid om verzamelfacturen aan te bieden. Hierdoor ontvangen grote klanten veel minder facturen en dat is een stuk overzichtelijker en kost de klanten van Van Smaak minder (administratieve) verwerking! 
 
5. Eenvoudige koppeling met boodschappenbestelsite
Na de zomer in 2019 werd de boodschappenwebshop gekoppeld aan het bestelsysteem en facturatiesysteemvan Van Smaak. Een vrij grote koppeling die in de oude situatie nooit zou lukken, terwijl dat nu een stuk eenvoudiger is. 

© 2020 Ultraware Consultancy and Development B.V. All rights reserved.